sistem-informasi-manajemen-koperasi-indonesia
sistem-informasi-manajemen-koperasi-indonesia

Mengapa Sistem Manajemen Koperasi diperlukan?

SISTEM INFORMASI KOPERASI INDONESIA

 

Sistem Informasi Koperasi  Indonesia adalah solusi atas kebutuhan koperasi untuk melakukan pengelolaan sumber daya koperasi yang semakin kompleks dalam memberikan pelayanan kepada anggotanya.

Koperasi dalam perkembangannya telah menjadi sektor bisnis yang penting dalam masyarakat, seiring dengan tingginya tuntutan atas kualitas pelayanan dan lingkup layanan koperasi tidak hanya menyangkut masalah keanggotaan tapi telah meluas sampai pengelolaan tabungan, simpan pinjam, penjualan outlet / toko,pencatatan stok gudang (inventory) bahkan sampai dengan pengelolaan kantin, armada.

Sehingga sangat diperlukan suatu sistem informasi yang dapat melakukan pencatatan dan penghitungan atas transaksi yang ada pada setiap unit kerja dan sanggup memberikan laporan yang akurat disamping laporan keuangan yang tepat.

Berikut adalah beberapa pola menajemen koperasi yang akan membantu koperasi dalam mencapai tujuannya :

  1. Perencanaan

Perencanaan merupakan sebuah proses dasar manajemen. Dalam perencanaan, manajer memutuskan hal-hal yang harus dilakukan. Setiap organisasi membutuhkan perencanaan, baik organisasi kecil maupun besar. Perencanaan yang baik adalah perencanaan yang bersifat fleksibel karena perencanaan akan berbeda dalam situasi dan kondisi yang berubah ubah pada waktu yang akan datang. Jika diperlukan, dalam pelaksanaan sebuah rencana diadakan perencanaan kembali sehingga semakin cepat tujuan itu tercapai.

 

  1. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah suatu proses untuk merancang struktul formal, mengelompokkan, dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi. Hal ini dilakukan agar tujuan organisasi bisa dicapai secara efisien. Pelaksanaan pengorganisasian akan mencerminkan struktur organisasi yang mencakup beberapa aspek penting, seperti pembagian kerja, depetementasi, bagan organisasi, rantai perintah dan kesatuan perintah, tingkat hierarki manajemen, dan saluran komunikasi.

  1. Pengawasan

Pengawasan merupakan usaha sistematik untuk membuat segala kegiatan perusahaan sesuai dengan rencana. Proses pengawasan bisa dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu menetapkan standar, membandingkan kegiatan yang dilaksanakan dengan standar yang telah ditetapkan, mengukur penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, lalu mengambil tindakan evaluasi jika diperlukan. Setiap perusahaan melakukan pengawasan dengan tujuan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Koperasi merupakan suatu organisasi nirlaba yang cukup kompleks karena menjalankan beberapa unit usaha yang dikelola dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan anggota koperasi dan masyarakat. Dengan semakin pesatnya perkembangan organisasi ini, sudah saatnya memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yang ada sehingga proses pengelolaannya bisa transparan, akurat serta dapat dipertanggung jawabkan secara lebih baik kepada anggota dan pimpinan perusahaan. Pemanfaatan teknologi informasi yang dimaksud adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi pada setiap aspek operasional pengelolaan organisasi dan unit-unit usaha yang dimiliki, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan anggota, staf administrasi dan operator. Sistem manajemen koperasi adalah sebuah aplikasi yang berguna untuk menunjang produktifitas bisnis suatu perusahaan, karena sistem ini dapat meminimalisir kesalahan.

 

Kesalahan yang mungkin terjadi secara manual seperti pada daftar peminjaman dan daftar pembayaran. Sistem ini juga berfungsi sebagai pelindung proses bisnis sebuah perusahaan, dimana pada sistem manual sering terjadi kesalahan dalam memasukan data, membutuhkan banyak waktu dan tenaga serta adanya data yang terselip karena kurang terjaminnya keamanan data. Oleh karena itu diperlukan sistem manajemen yang baik untuk mengatasi masalah tersebut, salah satu cara yang tepat adalah dengan menggunakan sistem informasi manajemen koperasi. Penggunaan sistem manajemen koperasi tentunya dapat meringankan tugas seorang pemimpin, staf administrasi dan keuangan dalam menyelesaikan masalah pada transaksi setoran, penarikan, bunga dan biaya serta meningkatkan sistem keamanan data perusahaan. Sistem manajemen koperasi ini diharapkan dapat menghasilkan data yang lebih cepat, akurat dan efisien (waktu, tenaga dan biaya).

 

Pembuatan aplikasi sistem manajemen koperasi bertujuan untuk menerapkan sistem teknologi informasi di dunia usaha simpan pinjam atau koperasi, untuk mengurangi penyalahgunaan wewenang kerja karyawan, kesalahan sistem manual, adanya data yang terselip dan waktu yang banyak terbuang. Maka dari itu dengan adanya Sistem komputerisasi koperasi ini diharapkan memaksimalkan pekerjaan koperasi. Dan meminimalkan penyalahgunaan di dalam koperasi.

 

  1. Penyebab Melemahnya Sistem Dan Keuangan Koperasi

 

Permasalahan permodalan dalam gerakan koperasi sudah menjadi masalah klasik dari masa ke masa yang sepertinya benang kusut dalam pengembangan koperasi. Berbagai usaha telah dilakukan pemerintah, untuk memajukan koperasi.Namun yang dihasilkan dirasakan belumlah sepadan dengan apa yang diharapkan dari besarnya dana yang dikucurkan tersebut.

Sebenarnya, yang menjadi masalah dari koperasi, untuk berkembang, adalah pada system keuangan koperasi yang dijalankan. Pada koperasi, terdapat yang disebut sebagai intermediasi keuangan. Yang artinya proses pembelian dana dari unit surplus (penabung) untuk selanjutnya disalurkan kembali kepada unit defisit (peminjam), yang bisa terdiri dari unit usaha, pemerintah dan juga rumah tangga. Dengan kata lain, intermediasi keuangan merupakan kegiatan pengalihan/penyaluran dana dari penabung (kelebihan dana) kepada peminjam (kekurangan dana), yang dilakukan oleh lembaga keuangan sebagai mediator.

Uang beredar di dalam gerakan koperasi yang status kepemilikannya masih “abu abu”, dengan nama “dana bergulir” (seperti pada Program kompensasi pengurangan subsidi bahan bakar minyak (PKPS BBM) untuk masyarakat yang disalurkan melalui koperasi dimulai pada tahun anggaran 2000). Jumlahnya sangat besar, dan jika dikelola dengan baik akan menghasilkan kapitalisasi dana yang sangat besar. Namun pengelolaan dana tersebut dalam suatu “system” yang terpadu, dengan jaringan intermediasi keuangan yang tersebar, dan dengan dipandu oleh suatu sistem prosedur pengelolaan keuangan yang baik yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga yang kredibel, sampai saat ini belum terwujud. Sudah saatnya kita membangun system kelembagaan keuangan koperasi yang kuat.

  1. Cara Membangun Sistem dan Keuangan Koperasi.

 

Dalam Manajemen Koperasi “Perencanaan strategis” adalah pengambilan keputusan saat ini untuk koperasi yang akan dilakukan pada masa datang. Pengambilan keputusan dalam organisasi Koperasi Indonesia harus mempertimbangkan Sumber daya, kondisi saat ini serta peramalan terhadap keadaan yang mempengaruhi koperasi dimasa yang akan datang.

Untuk melakukan perencanaan Strategis dalam koperasi maka pengurus koperasi harus memperhatikan 4 aspek penting yaitu masa depan dan peramalanya, aspek lingkungan baik internal atau eksternal, target kedepan dan terakhir strategi untuk pencapaian target.

 

Organisasi Koperasi seacara kelembagaan harus mempunyai perangkat organisasi koperasi yang menjadi sarana dalam pencapaian tujuan koperasi. Perangkat fundamental dalam perencanaan strategis yang kemudian menjadi kelengkapan organisasi yang wajib ada adalah parameter-parameter idialisme dasar seperti; visi, misi, goal, objektif.

Untuk mempercepat percapaian Renstra (Perencanaan Strategi) koperasi diperlukan:

– Spesific ( kekhususan)

– Measurable ( Terukur)

– Achieveable ( Dapat dicapai)

– Rationable ( Rasional, dapat dipahami)

– Timebound ( Ada limit/batas waktu)

 

System koperasi erat hubungannya dengan manajemen koperasi. Jadi, hal utama yang harus dilakukan dalam manajemen koperasi, diantaranya:

  1. Dari anggota. Dalam manajemen harus direalisasikan melalui berbagai cara antara lain :
  • Dengan penuh tanggung jawab melaksanakan anggaran dasar dan  keputusan rapat anggota.
  • Memberikan suara persetujuan dan pro terhadap sesuatu yang membaikkan suatu koperasi, seperti meminta atau mengusulkan pemeriksaan terhadap keuangan yang ada dalam koperasi, andaikata, anggota merasa ada kejanggalan.
  • Membantu permodalan koperasi sesuai dengan kemampuan masing  – masing dan memenuhi kewajiban-kewajiban yang telah ditetapkan,   dalam hal simpanan wajib dan lain-lain.

  1. Dari pengurus. Dalam manajemen harus direalisasikan melalui berbagai  cara antara lain :
  • Mengelola koperasi dan usaha yang berhubungan dengan majumundurnya koperasi dengan memanfaatkan semua sumber daya yang ada. Tidak merasa ingin mengambil keuntungan pribadi dalam menjalankan tugas.
  • Mengajukan (a) rencana pendapatan, dan (c) rencana pendapatan (c)   rencana biaya, dengan rasional.
  • Apabila koperasi semakin besar maka diperlukan karyawan, sehingga  pengurus dapat di bantu oleh para karyawan. Dalam hal ini, pengurus jangan merasa dirinya disingkirkan, atau pun merasa dirinya mampu  melaksanakan semua tugas.

 

  1. Dari Pengelola harus melayani anggota secara efisien, ramah dan mampu bersaing.

Selain itu, tambahan pula, Manajemen koperasi harus dapat mengantisipasi perubahan dengan melakukan perbaikan dan penyesuaian seperti:

  • Melakukan diversifikasi usaha.
  • Memperbaiki struktur keanggotaan agar lebih responsif terhadap kebutuhan anggota.
  • Mengadakan partisipasi anggota secara demokratis dalam proses manajemen, sehingga perencanaan pendidikan anggota dapat terwujud.
  • Mengadakan penelitian, analisis, diskusi, dan penggalian segala aspek yang berkaitan yang akan memungkinkan dilakukannya penggabungan gerakan kelembagaan.
  • Mempunyai niat yang lebih serius dan lebih jernih dari semua lapisan yang terkait kepada koperasi untuk benar – benar mengembangkan koperasi Indonesia sebagai srana untuk kesejahteraan.
  • Mempercepat proses pendidikan kader – kader koperasi, baik dari pemerintah maupun dari masyarakat.

Sekarang Koperasi dituntut untuk dapat dikelola dengan lebih efektif dan efisien lagi. Hal ini sekaligus dapat meningkatkan kinerja koperasi khususnya pada pengolahan data transaksi, sehingga dalam pengolahan data tidak akan ada data yang rangkap atau keliru dalam pencatatan dan dapat mempermudah penyajian data transaksi serta mempermudah pencarian.

 

SOLUSI

Penggunaan aplikasi sistem manajemen koperasi adalah salah satu cara yang tepat untuk mengatasi masalah-masalah manajemen keuangan, karena didalam sistem yang sudah terkomputerisasi, segala hal yang berhubungan dengan proses bisnis akan dicatat dan disimpan dalam sebuah database yang dapat dilihat setiap saat oleh pemilik usaha atau pimpinan perusahaan. Selain itu, sistem manajemen ini bisa digunakan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan yang tepat untuk produktifitas dan kekuatan bisnis perusahaan dimasa depan.